Lưu trữ hồ sơ dự thầu trong đấu thầu được thực hiện như thế nào?

Thứ bảy, 03 Tháng M. hai 2022 8:10 SA

Trong 1 cuộc đấu thầu thì hồ sơ tài liệu có rất nhiều, vậy hồ sơ sẽ được lưu trữ ra sao? Hãy cùng DauThau.Net tìm hiểu với bài viết sau đây.

Lưu trữ hồ sơ đấu thầu gồm những gì?

Liên quan đến 1 gói thầu sẽ có rất nhiều tài liệu cần lưu trữ để sau này cần kiểm tra, giải trình (Đặc biệt là các gói thầu sử dụng vốn nhà nước), do đó việc xắp xếp, lưu trữ tài liệu là rất quan trọng. Tài liệu đối với 1 dự án thì chúng tôi không xét tới ở đây và chỉ nói đến tài liệu cho 1 gói thầu thường gồm:

Đề cương - dự toán được duyệt
Kết quả thẩm định Đề cương - dự toán
Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt
Kết quả thẩm định kế hoạch lựa chọn nhà thầu
Quyết định thành lập tổ chuyên gia, tổ thẩm định kèm theo bằng cấp, cam kết của các thành viên trong tổ
Quyết định phê duyệt hồ sơ mời thầu kèm theo Hồ sơ mời thầu
Thông báo mời thầu
Biên bản mở thầu (Có thể là Biên bản mở đề xuất kỹ thuật; Biên bản mở hồ sơ đề xuất về tài chính)
Hồ sơ dự thầu (Có thể gồm 2 phần: Hồ sơ đề xuất về mặt kỹ thuật; Hồ sơ đề xuất về tài chính)
Kết quả đánh giá của Tổ chuyên gia (Kết quả đánh giá về mặt kỹ thuật; Kết quả đánh giá về mặt tài chính)
Kiến nghị của Tổ chuyên gia/Bên mời thầu
Hồ sơ đề nghị làm rõ của Bên mời thầu
Hồ sơ làm rõ của Nhà thầu
Thông báo mời thương thảo hợp đồng
Biên bản thương thảo hoàn thiện hợp đồng
Báo cáo kết quả thẩm định
Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu
Thông báo trao hợp đồng
Hợp đồng
Biên bản nghiệm thu-thanh lý hợp đồng
Hóa đơn GTGT của hợp đồng

Tất cả các hồ sơ trên đều phải được lưu giữ theo quy định của Nhà nước về đấu thầu.

Thời gian lưu trữ hồ sơ trong bao lâu

Nhìn vào danh mục hồ sơ trên chắc hẳn ai trong chúng ta cũng "giật mình" vì tài liệu quá nhiều, nhưng thực tế đúng là vậy, chưa kể mỗi một gói thầu thì lại còn có nhiều nhà thầu tham dự, mỗi 1 nhà thầu tham dự thì là 1 bộ hồ sơ dự thầu và hồ sơ làm rõ (nếu có). Hồ sơ tùy thuộc vào mức độ yêu cầu kỹ thuật của gói thầu mà khối lượng hồ sơ ít nhiều khác nhau. Thời gian lưu trữ hồ sơ được quy định "Tối thiểu 03 năm" theo quy định tại khoản 1 Điều 10 Nghị định 63/2014/NĐ-CP:

Điều 10. Lưu trữ hồ sơ trong quá trình lựa chọn nhà thầu

1. Toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu được lưu giữ đến tối thiểu là 03 năm sau khi quyết toán hợp đồng, trừ hồ sơ quy định tại các Khoản 2, 3 và 4 Điều này.

2. Hồ sơ đề xuất về tài chính của các nhà thầu không vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật được trả lại nguyên trạng cho nhà thầu theo thời hạn sau đây:
a) Đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn: Trong vòng 10 ngày, kể từ ngày ký hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn;
b) Đối với gói thầu cung cấp dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ: Cùng thời gian với việc hoàn trả hoặc giải tỏa bảo đảm dự thầu của nhà thầu không được lựa chọn.
Trường hợp trong thời hạn quy định tại Điểm a và Điểm b Khoản này, nhà thầu không nhận lại hồ sơ đề xuất về tài chính của mình thì bên mời thầu xem xét, quyết định việc hủy hồ sơ đề xuất về tài chính nhưng phải bảo đảm thông tin trong hồ sơ đề xuất về tài chính của nhà thầu không bị tiết lộ.

3. Trường hợp hủy thầu, hồ sơ liên quan được lưu giữ trong khoảng thời gian 12 tháng, kể từ khi ban hành quyết định hủy thầu.

4. Hồ sơ quyết toán, hồ sơ hoàn công và các tài liệu liên quan đến nhà thầu trúng thầu của gói thầu được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Đó là quy định tối thiểu, theo kinh nghiệm của chúng tôi thường thời gian lưu trữ hồ sơ là 10 năm hoặc sau khi hồ sơ đã được đoàn thanh tra, kiểm toán cấp cao nhất thực hiện đối với gói thầu đó là có thể "tạm quên" đi hồ sơ đó.

Lưu trữ hồ sơ đấu thầu qua mạng như thế nào?

Hiện nay việc lưu trữ hồ sơ đấu thầu qua mạng đang được lưu trữ trên Hệ thống đấu thầu quốc gia mà chưa có bất cứ khung pháp lý nào nói rõ là khi nào thì sẽ "Xóa" hay "Hủy" các tài liệu này trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (?). Chúng tôi cũng chưa rõ đến một thời điểm nào đó khối lượng lưu trữ quá nhiều thì sẽ được xử lý như thế nào bởi hiện nay trên các chức năng của hệ thống chưa thấy xuất hiện các chức năng liên quan đến công tác này.

Hồ sơ đấu thầu tư nhân được lưu trữ ra sao?

Hồ sơ đối với đấu thầu tư nhân việc thực hiện lưu trữ hồ sơ không có thời gian quy định cụ thể. Việc lưu trữ được thực hiện theo quy định nội bộ của đơn vị hoặc có thể tham khảo yêu cầu của đơn vị cho vay vốn (nếu có). Để thuận lợi cho công tác lưu trữ, nếu thực hiện đấu thầu qua mạng qua trang DauThau.Net sẽ được hệ thống đấu thầu tư nhân lớn nhất cho phép lưu trữ không giới hạn thời gian, do đó hãy nhanh tay đăng ký là thanh viên của Mạng đấu thầu tư nhân DauThau.Net thuộc Hệ sinh thái đấu thầu theo một trong các hình thức:

Tác giả: Son Vu

Tags: lưu trữ hồ sơ dự thầu

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn